きりくちぶろぐ

好きなきりくち(切り口)から、漫画、映画、本、思想、事柄を語ったり、やってみたり

田舎だからこそITツールを駆使して、業務を改善してみたお話。

はじめに

うちの会社(エーゼロ株式会社)は、岡山県の西粟倉村という人口1500人程度のところにあるんですが、おそらく岡山県で一番ITツールの導入がなされていると思います。

(いや、うちのほうが進んでる!ってのあれば言ってくださいね。競っているわけでは全然ないので)

 

 

 

んで、導入して良かったものも多かったので、ご紹介させてもらおうかと。

気になるやつあったら是非とも導入をば。

 

 

 

それではどうぞ。

 

 

 

 

1 G Suite

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G Suite

 

Googleさんの提供する、オフィスツール「G suite」。

やはり神がかっている。。

 

「こんな機能ないかな?」

 

がだいたいあるイメージ。

具体的な使い方は、この本がうまくまとまっているので参照にしてもらえたらと思いますが、ちょっと個別にもご紹介。

 

Gmail

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Gmail

 

これはほぼ解説不要かと思いますが、Googleのメールサービスです。

以下の便利機能が!

 

#送信取り消し30秒設定

これで、

 

「うわ、ファイル送るっていって添付してねえ・・」

「CCに送っちゃだめな人が入ってるわこれ。。」

 

を回避できます。(僕は結構やってましたねーwいやー便利だ)

 

 

#グループ

外部向けにも使えるMLが簡単に作れますね。

いいアドレスを作りましょう! 

 

#検索能力 

処理が終わったメールをどんどんアーカイブして、常に受信トレイを空にしてタスク管理をしている人も多いと思うんですが、たとえそういうタスク管理をしてもGoogleさんは検索能力が異様に高いので

「あのメールどこだ・・・?」

が基本ありません。これほかのサービス使った後だと実感しますね。

「やはりGoogleはすげーな」と。

 

Meet

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Meet

 

ど田舎なんで、遠隔で仕事することも多いんですが、そんなときにはこれ。

カレンダーにボタン一つで追加設定できるので、それだけで時間になると同時にカレンダーに追加した相手と遠隔でMTGが可能となります。 

 

 

ドキュメント、スプレッドシート

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スプレッドシート ドキュメント

 

同時作業が可能なこれらの機能。

MTGで盛り上がっても、その時各自が頭のなかに描いている姿が大きく違うのはよくあること。

ハングアウトで顔を見ながら、ドキュメントを作成すると認識の齟齬も減っていい感じ。

クリエイティブにアイディアを出す時間と、認識を合わせてTODOに落とし込む時間とはちゃんと分けてやるとMTGの効率はあがるかもですね。

 

 

ドライブ

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ドライブ

 

すべてのファイルをここに保管し、会社内で共有の必要なものについてはリンクで共有していく。

 

これの便利な使い方の一つに、1年間通した議事録の作成がある。

たとえば、「2017年 取締役会議事録」というグーグルドキュメントファイルを作って、ドライブに置いておき(勝手に置かれるんですが)、それを毎月加筆していく。

そうすると、年間を通した取締役会議事録が出来上がる。これをやっておくと、後から取締役になった人は、どんな議論がなされてどんな風に意思決定されてきたかを把握することができ、キャッチアップの時間がめちゃくちゃ短縮される。

 

当然取締役会のような重たい会議だけでなく、「社内旅行PJT議事録」とかなんでも利用できる。

 

過去の成功・失敗を把握できるっていうのは、今より良い意思決定するのに役立つのではないでしょうか。

 

2 Cloud Sign

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クラウドサイン

 

弁護士ドットコムさんの提供する「クラウドサイン」。

かんたんにいうと電子契約サービスなんですが、何がいいって

 

印紙がいらない

 

 

 

大事なことだからもう一度いいますね?

 

 

 

 

印紙がいらない

 

んですよ。これ一度でも会社の中で契約関係の印紙に触れたことがある人だと衝撃を持って受け止めてもらえると思うんですけど、すごくないですか?

ものによっては、1通4000円とかする契約書の印紙が不要なんですよ?

 

ロジック的には、

 

①「紙の契約書」には、印紙が必要

②電子契約は「紙の契約書」ではない。

③よって、印紙は必要ではない。

 

という三段論法で成り立っていて、(印紙に関する法律のよくわからない感じは置いておいたとして)非常にクリアですね。

こういうのをリーガルテックというのであれば、大歓迎ですよこの流れ。。

UXも練られてて、直感で使えますし。

  

印紙代不要

郵送費不要

手間減少

 

で、結構な数の契約書をさばく企業だったら、クラウドサイン導入するだけで人1人雇うくらいのコスト削減になるんじゃないかと。

 

おすすめす。

 

 

 

3 freee

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会計ソフト freee (フリー) 

 

freeeさんの提供するクラウド会計ソフト「freee

 

記入の業務量を減少させ、かつ、アウトプットの分析・ビジュアル化を果たすことで無意識に管理会計機能まで導入されるこのサービスは、日本のフィンテックの先頭を走っていると思います。

 

一方で、導入のハードルが結構高いんじゃないかなーと感じていて(僕が専門外というのもあるかもしれませんが)、freeeを導入しようと思ったら、

 

①freeeを熟知している人

②会計を熟知している人

③現状の会社を熟知している人

 

の3人が必要で、①のコンサルサービスはあるみたいですが、できることなら②まで合わせてコンサルティングしてもらいたかったりする。

(いや、お前理解しとけよ、という話は当然あるとしても)

 

これ見たfreeeの人いたら、

地域の標準的な管理機能を持った会社への適切な導入サンプル

になるんで、導入手伝ってくださいw

 

今のうちの会社へ導入ができたら、東京のITベンチャー以外への導入にもなると思うんで、是非とも!

(スケールもかなりするはずっ!w

 

4 slack

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Slack

 

Slack社のチャットツール「slack

 

Slack社は、「Amazonに買われるか?」と思われたがどうも独自路線で行くみたい。

Slack、再度5億ドル調達へ

 

好きなサービスなんで、とりあえずは自分たちの信じる道を突っ走ってもらえたらなとか思う。 

 

slack自体は、全部英語のためとっつきにくいですが、30分ほど使えば普通に使えます。

 

というか、社内チャットの導入の一番のハードルはその必要性が説明しづらいところになると思っています。しかしですね、社内チャットが適切に動いてないと何が起こるかというとですね、そもそも今に無駄があることに気付かないんですよ

 

これ導入して実際に使って、その後なくさないと気付かないので、使ってない人たちへの説明がめっちゃ難しいんですが、社内チャットがあるのとないのでは、気楽さがぜんぜん違うんですよね。情報・ファイルを共有することや、ゆるいコメント、誰かの動きの把握等が。

 

 

 

んで、この気楽さがないとどうなるかというと、情報や行動がそこで死ぬんですよ。

 

「ま、このくらいのこと言わなくてもいっか」

 

これによって、その人だけが持っていて、誰かのためになるかもしれなかったモノが無価値となってしまう。

これはもったいないですよね。

 

なので

「情報共有なんてメールでよくない?」

とか

「口頭でのやりとりがあれば不要でしょ?」

という意見があるのはわかるんですが、是非ともこれは試してみてもらいたい。

 

そして使っている間にはその良さに気付かないと思うんですが、それがない環境に行ったときに今僕が言っていることが腑に落ちると思うんで。

(そのときには、語りましょう!w)

 

 

 

 

おわりに

テクノロジーってやつは、知ってるか知らないかが結構大きな差を生みます。

 

なぜなら、人間は結構賢いので、現状あるもので最適解を目指してしまうからです。

たとえば、電子契約というテクノロジーを知らなかったら、契約書の製本スピードを向上させる機器とか作っちゃうんですよね、人間は。

それはそれで大事なんですが、時としてめちゃくちゃ無駄なことを生み出します。それは出来たら避けたいなと。

 

そして、僕がテクノロジーとかツールにこだわるのは、あくまで本当にやりたいことに集中したいからです。

契約書の締結が1時間かかっていたのから5分でできるようになったら、55分好きなことできるじゃないですか。今の僕は、人と向き合うことに興味の中心があるので、この浮いた55分で、誰かと膝を突き合わせて対話することに使いたいんですよ。

 

これがしたいがために、(結構めんどくさい)ツールの導入をしたわけです。(そしてそんな風に時間を使い始められている!)

 

 

そんな風に思うので、もし共感された方は導入検討するか、ドヤ顔でこれらのツールを誰かに教えてあげてくださいw

 

おあとがよろしいようで。

 

 

 

 

 

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