きりくちぶろぐ

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最強のスケジュール管理 〜なんのためにスケジュール管理してるの?〜

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司法試験受験時代、勉強系のスケジュール管理を試しに試し、ベンチャー時代、仕事のスケジュール管理を試しに試した結果、行き着いた境地を共有してみたい。

 

大きく 「考え方」 「仕組み化」

と分けて話をしたいと思う。

 

 

1 考え方

 

(1)スケジュール管理の目的

 

「なぜ、スケジュール管理をするのか」

 

これを意識するだけで、スケジュール管理はかなりうまくいくようになる。

 

 

僕は、

「やりたいことをやるため」

にスケジュール管理をやっていると位置づけている。

 

だから、基本的に「やらなきゃいけないこと」はないようにしてる。

 

とは言うものの

「病院に行かなきゃ」

とか

「支払いしなきゃ」

とか

「企画のパワポださなきゃ」

とかあるやん?

 

と言われるかもだが、これらもあくまで本質的にはやりたいことに向けて行われているはずなので、

 

「健康な状態になって、旅行とか気兼ねなく行けるようになるために病院に行く」

「頭の中に引っかかっていることをなくし加速するために、支払いをする」

「ここでイケてる資料作って、ユーザーさん喜ばすために、企画を提出する」

 

みたいにTODO化してるw

 

でもこれ結構よくて、

「めんどくさいけど、やるかー」って気持ちになり、しかもやるとその後のTODOが加速する。

 

是非試してみてほしい。

 

 

(2)TODOへのとりかかり 

そして、すぐにアクションが難しい大きいTODOについては、30秒以内で取り掛かれるファーストアクションまで落としこむ。

 

人って30秒で取り掛かれないことは、一生できないから。

なのでたとえば、「ユーザーさんを喜ばすための、企画書作成」であれば、

「ユーザーさんを喜ばすために、企画書を作成する。まずは、何から取りかかればうまくいくか紙に書いてみる」

 

みたいな。これはしょぼくてもいいからとりあえずストレスなくできる単位まで落とせるといいよね。

 

 

2 仕組み化

上記を達成するために、僕は以下のツールを使っている。

 

(1)頭の整理に最適「0秒思考メモ」

「なんとなくやらなきゃいけないことがたくさんあるようだけど、いまいちみえない」

「なんか凹んでるぞ、原因なんだ」

 

とかもやもやしている時に、この方法を使います。

 

やり方は簡単で、白い紙に

「今日やることなんだっけ?」「なんで凹んでるんだ」とテーマを書き

その下に思いつくことをひたすら早く書く。速さレベルはいま想像しているスピードの10倍くらい。ギリギリ字と認識できるか否かの境界のスピードで。

 

(さっきやってみた図) 

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字あまりに汚い…。

 

これをだいたい30秒程度で書ききる。

書いててさらに考えたいことが生まれたら、次はそのテーマでもっかい書く。

ちなみに僕は「仕事のおもしろい引き継ぎ方法ある?」でまた書いた。

 

これで頭のもやもやが紙に落ちたら、それをTODOに落として、(2)のTodoistに入れていく。

 

詳しくはこの本を参照ー。

ゼロ秒思考  頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング

ゼロ秒思考 頭がよくなる世界一シンプルなトレーニング

 

 

 

 

(2)2秒で記録できる「Todoist」

上記で浮かんだTODOだけじゃなく、一緒にプロジェクトやっている人から

 

「あ、◯◯もやっておいて」

 

とか歩きながら、会議中など様々な場面で投げられることがよくある。

その時は絶対メモした方がいい。人の記憶とかまじで曖昧だし、変形する。一度に5個とか覚えられないし。

なので僕は下記を使って、その場で絶対メモする。

 

ここでのポイントは4つ

 

1つめは、今日対応ではなくても、追加時には今日のTODOに入れておくこと

これは、「今日このTODOをいつやるか決める」という意味で今日のTODOとするのである。いつやるかをちゃんと決めておかないと人は取り掛かれない。一旦メモで今日に入れて、その日中にとりかかる日まで決めて、忘れることが大切。

 

2つめは、今日のTODOは絶対今日処理すること

今日のTODOが0になるまで絶対にやりきったと思わない。

ちなみにこれは無限に頑張れって意味ではなく、明日に延ばすって意味で今日のタスクを明日に回す処理でもいい。

大切なのは、Todoistの本日のタスクが寝るときに0になっていることである。

すっきり寝よう。

 

3つめは、どんな小さいTODOでもメモすること

人は約束が小さければ小さいだけ覚えて応えてくれた人を信頼していくものだと、頼む方になってよく感じる。信頼貯金はため過ぎだと思うくらいでちょっと足りないので。

また、小さいTODOはすぐ出来て、それをやった時に消すことで、他のTODOへのとりかかりが加速するよ。意識してみて。

 

4つめは、TODOメモをやりたいことベースに書き換えるること

TODOメモから、30秒以内でファーストアクションができるようなTODOに変更する。

上記参照ね。

 

 

(3)複数プロジェクトも管理可能な「Googleカレンダー」

やはり現状だとGoogleカレンダーは強い。

人との予定は全てカレンダーに入れて、それを出来ることなら共有して管理するのがいい。

会社用と自分用を分けたいときは、両方で、自分のカレンダーを共有すればいい。

これはなにげに快適。

 

やり方は下記をどうぞ。

 

 

 

(4)一瞬で予定がみえる「Staccal」

最強のGoogleさんだが、iPhoneで予定見るのはいまいちいけていない。

僕は一覧で予定が見たいのです。

直感的に予定が判断できないと、ストレスなので。

 

そこで、このアプリ。

見やすいよ。ぜひ。

 

 

 

 3 まとめ

なんか思いのほか長くなったw

僕はこれに行き着いてからスケジュール管理のストレスはなくなりました。

また、同時にいろんな仕事をすることができるようになった。

ジャンルが全く違うことをやるためには、今やることにどれだけ集中するかが大切だと思うので、100個やることあったら、99個忘れるための仕組みづくりが大切なのかなっと。

 

そんな感じでやりたいことをやるための一助になれば。

おあとがよろしいようで。